Der Bereich Einkauf im KiTa Zweckverband trägt dafür Sorge, dass alle Prozesse mit den benötigten Materialien, Waren, Betriebsmitteln und Dienstleistungen ausgestattet werden. Die qualitätsorientierte und durchgängige Standardisierung, effiziente Entscheidungsstrukturen und klare Regeln für den Umgang mit Dienstleistern und Lieferanten sowie Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit sind dabei maßgeblich. Im Rahmen von KiTa 4.0 werden eine höhere Qualität, eine größere Transparenz und Effizienz sowie ein besseres Kostenmanagement durch die Nutzung von Synergien angestrebt.

Der KiTa Zweckverband kooperiert mit Lieferanten, deren Produkte und Dienstleistungen auf Kindertageseinrichtungen spezialisiert sind. Da die KiTas und damit die Kinder im Mittelpunkt allen Handels stehen, sollen sie die bestmöglichen Produkte und Dienstleistungen erhalten. Dazu zählen unter anderem die Bereiche Ausstattung, IT, Reinigung und Hygiene, Wirtschaft und Verwaltung sowie Lebensmittel.

Ziele des Einkaufs

Mit Blick auf die mittelfristig sinkenden Kirchensteuererträge und die weiterhin unsichere langfristige KiTa-Finanzierung soll ein besseres Kostenmanagement, zum Beispiel durch die Nutzung von Synergien im Einkauf, die Ertragslage stabilisieren. Der Bereich Einkauf muss sicherstellen, dass alle Produkte und Dienstleistungen, die der KiTa Zweckverband benötigt, zur Verfügung stehen. Dabei sollen die Prämissen wie Qualität, Leistung, Kosten und Beschaffungsprozesse berücksichtigt werden.

Mit der Beschaffung jedes Produkts und jeder Dienstleistung sind intern und extern Abläufe verbunden, die Zuverlässigkeit und Transparenz erfordern. Der Beschaffungsprozess soll nur so viel Ressourcen binden wie nötig. Wirtschaftlichkeit erfordert deshalb auch eine sinnvolle Arbeitsteilung – innerhalb des Verbandes und extern mit den Geschäftspartner/innen.

Aufgabenfelder und abteilungsübergreifende Abstimmung

Die Bedarfe an Waren und Leistungen entstehen in den einzelnen Fachbereichen des KiTa Zweckverbandes. Sie geben vor, was in welcher Menge benötigt wird. Im Rahmen von Marktuntersuchungen werden die dafür geeigneten Lieferanten ausgewählt. Dabei wird durch den Bereich Einkauf genau geprüft, ob die benötigten Leistungen in der erforderlichen Qualität geliefert werden können. Dazu arbeiten die Fachbereiche bei der Umsetzung eng mit dem Einkauf zusammen.

Zu den Aufgaben des Einkaufs gehören

• Bedarfsbestimmung und Lieferantenermittlung
• Preisverhandlungen mit den Lieferanten, um die Einkaufskosten zu senken
• Vergleich der Konditionen: Vertragliche Vereinbarungen über die Leistung, Lieferung, Zahlung, Gewährleistung und deren rechtswirksame Formulierungen
• Anfragen von Lieferantenangeboten sowie Auftragserteilung
• Bestellungen bei Lieferanten
• Abwicklung der Lieferung und der vereinbarten Leistungen in Bezug auf Menge, Termin und Bereitstellungsort
• Waren- und Rechnungsprüfung