Buchungen und Auswertungen der Finanzen im gesamten Bistum Essen sollen digitaler, effizienter und transparenter werden. Im Rahmen des Digitalisierungsprozesses BE:moved wird daher die Finanzsoftware DATEV eingeführt – so auch im KiTa Zweckverband.

Von der zukünftigen Umstellung profitieren die Anwender/innen der Geschäftsstelle genauso wie die einzelnen Einrichtungen des KiTa Zweckverbandes: Die Papierbelege können gescannt und in DATEV übermittelt werden. Belege, die bereits elektronisch vorliegen, können mit einem Klick hochgeladen werden. Für die Mitarbeitenden der Finanzbuchhaltung bringt die Umstellung auf DATEV verschiedene Veränderungen mit sich: Neben einer anderen Buchungslogik samt neuem Kontenplan und neuer Kostenstellensystematik werden die vorhandenen Prozesse optimiert und neu ausgerichtet.

„Dank dem digitalen Austausch von Belegen und Daten stehen für die Mitarbeitenden der Finanzbuchhaltung die relevanten Daten aus der Rechnung automatisch zur Verfügung und können schneller verarbeitet, bezahlt und ausgewertet werden“, berichtet Ilina Cobussen, Mitarbeiterin in der Finanzbuchhaltung, die den KiTa Zweckverband in der BE:moved-Projektgruppe vertritt.

Quelle: BE:moved im Bistum Essen

Zeitschiene und Ausblick

Der Kick-off im KiTa Zweckverband im Februar 2022 wurde von Mitarbeitenden aus den Bereichen Finanzen und Controlling genutzt, um gemeinsam mit DATEV die ersten Schritte, geplanten Meilensteine und den Zeitplan bis zur Einführung von DATEV zu diskutieren und zu erstellen. Der Roll-out der Software ist für den 1. August 2022 geplant. Bis dahin gilt es, Prozesse zu analysieren, Schnittstellen zu erstellen und Daten zur Migration vorzubereiten.

Die ersten Schulungen im Bereich der Finanzbuchhaltung werden im Juni 2022 stattfinden. Ausführlich geschulte KeyUser werden den Prozess begleiten und bei Schwierigkeiten und Fragen nach dem 1. August 2022 allen Mitarbeitenden zur Seite stehen.

Die BE:moved-Teilprojekte „Daten-Management-System = Digitales Rechnungsfreigabesystem“ und „Einkauf neu ausrichten“, bei denen der KiTa Zweckverband ebenfalls involviert ist, werden zeitversetzt eingeführt. Die Teilprojekte werden die Prozesslandschaft abrunden und die Bereichsübergänge fließender gestalten.